Clubs and associations: live voting by annual general meetings

Covid-19: Bleiben Sie trotz Versammlungsverbot beschlussfähig!

In Deutschland ermöglicht der Gesetzgeber seit April 2020 mehr Flexibilität für die Beschlussfassung bei Online-Versammlungen.

Mit votebox und der votebox Web-App können Sie zuverlässige und sichere Abstimmungen auch bei Ihren Online-Versammlungen durchführen. Egal welches Videokonferenz-Tool Sie für Ihre Sitzung nutzen, können Ihre Mitglieder über ihr Smartphone, Tablet oder ihren PC abstimmen.

Führen Sie die Abstimmungen und Wahlen im Rahmen Ihrer Mitgliederversammlung mit votebox effizient und rechtsicher durch.

Die votebox-Lösung ermöglicht es Ihnen Abstimmungen und Wahlen ganz unkompliziert und schnell vorzubereiten, erspart Ihnen zeitaufwendiges Auszählen und ermöglicht eine transparente und rechtssichere Darstellung und Protokollierung der Abstimmungsergebnisse.

Votebox besteht aus einer Wahlsoftware, Abstimmgeräten für die Abstimmenden bei Präsenz-Sitzungen und einer WebApp für die Abstimmenden bei Online-Sitzungen. Bei Hybrid-Sitzungen, können Abstimmgeräte und WebApp einfach kombiniert werden.

votebox erfüllt alle Anforderungen an eine digitale Mitgliederversammlung!

Mit den Funktionen von votebox lassen sich die Anforderungen Ihrer Mitgliederversammlung rechtssicher und übersichtlich abbilden.

Abstimmungen:

  • Anträge verfassen Sie frei, sodass sie mit „Ja“, „Nein“ oder „Enthaltung“ entschieden werden können.
  • Ob eine Abstimmung offen oder geheim stattfindet entscheiden Sie für jede Abstimmung individuell. Die Einstellung kann jederzeit kurzfristig während einer Sitzung angepasst werden.
  • Die für einen Beschluss erforderliche Mehrheit wird für jeden Antrag individuell hinterlegt und von der votebox-Wahlsoftware bei der Auszählung berücksichtigt.

Wahlen:

  • Geheime Wahlen sind rechtsicher abbildbar. Die Einstellung, ob eine Wahl offen oder geheim durchgeführt wird kann für jede Wahl individuell vorgenommen und kurzfristig während einer Sitzung angepasst werden.
  • Während einer Sitzung können jederzeit Kandidaten oder Wahlen ergänzt werden. Erreicht z.B. in einem ersten Wahldurchgang keiner der Kandidaten die benötigte Mehrheit, kann spontan in der Wahlsoftware eine Stichwahl ergänzt werden.

Stimmberechtigte:

  • Stimmberechtigte werden eindeutig und zuverlässig authentifiziert.
  • Der Kreis der Stimmberechtigten lässt sich von einer Abstimmung zur anderen individuell anpassen, um beispielsweise einzelne Stimmberechtigte bei Befangenheit auszuschließen.

Abstimmungsergebnisse:

  • Ergebnisse lassen sich, wenn gewünscht in Echtzeit und mit Namen anzeigen oder in Form eines Sitzplans. Alternativ werden die Ergebnisse nach dem Schließen einer Abstimmung oder Wahl angezeigt.
  • Die Ergebnisse werden transparent dargestellt und mit Datum und Zeitstempel protokolliert.

Selbst steuern oder auf unsere Experten vertrauen?

Für den Einsatz von votebox während Ihrer Versammlung bieten wir Ihnen zwei mögliche Szenarien:

Sie möchten die technische Steuerung selbst in die Hand nehmen?

Sie installieren die Votebox-Wahlsoftware auf Ihrem eigenen Laptop und steuern Abstimmungen und Wahlen eigenständig. Wir bieten Ihnen die nötige Schulung dazu.

Sie möchten sich nicht mit der technischen Steuerung beschäftigen?

Ob vor-Ort oder Online zugeschaltet, unsere erfahrenen Votebox-Experten begleiten Sie gerne an dem Versammlungstag und übernehmen die Steuerung für Sie, damit Sie sich auf den inhaltlichen Ablauf Ihrer Versammlung konzentrieren können.

Und so funktioniert’s

1. In die auf dem Versammlungs-Laptop installierte votebox-Wahlsoftware wird die Liste der Stimmberechtigten und die Liste der abzustimmenden Anträge importiert.

2. Bei einer Präsenz-Versammlung erhalten alle Stimmberechtigte ein persönlich zugeordnetes Abstimmgerät. Diese Geräte sind über Funk mittels einem USB-Empfänger mit dem Sitzungs-Laptop verknüpft. Eine Internet-Anbindung ist nicht notwendig.

2. Bei einer Online-Versammlung wird ein beliebiges Videokonferenz-Tool eingesetzt, in dem sich Ihre Teilnehmer anmelden. Parallel dazu melden sie sich in der votebox-WebApp mit persönlichen Zugangscodes an, die sie vorab per E-Mail erhalten haben. Die WebApp können sie in einem beliebigen Webbrowser auf dem Smartphone, Tablet oder PC öffnen. Es ist keine Vorinstallation notwendig.

2. Bei einer Hybrid-Versammlung sind beide obigen Verfahren kombinierbar. Die Online-Teilnehmer stimmen über die WebApp ab während die Vor-Ort-Teilnehmer die WebApp oder Abstimmgeräte nutzen.

3. Kommt es im Versammlungsverlauf zu einer Abstimmung oder Wahl, wird in der Wahlsoftware die dem aktuellen TOP entsprechende Abstimmung bzw Wahl eröffnet. Die Stimmberechtigte stimmen ab. Die Ergebnisse werden in Echtzeit Vor-Ort auf die Leinwand bzw Online in der Videokonferenz angezeigt. Dies kann in Echtzeit und als Sitzplan erfolgen, oder nach Schließen der Abstimmung / Wahl.

4. Nach der Sitzung sind alle Ergebnisse verfügbar und können in einem Protokolle ausgedruckt werden.

Für eine ausführliche Übersicht der Funktionen von votebox klicken Sie hier.

votebox garantiert Ihnen Sicherheit und Datenschutz

Datenschutz und Datensicherheit sind uns wichtig! Um Ihnen die bestmögliche Sicherheit bieten zu können, entwickeln wir unsere organisatorischen Maßnahmen kontinuierlich weiter und optimieren unsere Verarbeitungsverfahren in Anlehnung an die Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Welche Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten getroffen werden, lesen Sie hier.

Auszug aus unseren Referenzen: Vereine und Verbände

Wirtschaft

  • Lebensmittelverband Deutschland e.V.
  • Bundesvereinigung der Deutschen Ernährungsindustrie e.V.
  • Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks e.V.
  • Deutscher Tee & Kräutertee Verband e.V.
  • Verband der Fleischwirtschaft e.V.
  • Bundesverband der Deutschen Süßwarenindustrie e.V.
  • Wissensforum Backwaren e.V.
  • Culinaria Europe e.V.
  • VDL-Bundesverband Berufsverband Agrar, Ernährung, Umwelt e.V.
  • Forum Moderne Landwirtschaft e.V.
  • ADKA – Bundesverband Deutscher Krankenhausapotheker e.V.
  • Deutsche Gesellschaft für Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin e.V.
  • Allianz deutscher Designer AGD
  • VAUNET – Verband Privater Medien e.V.
  • Fachverband Elektronik-Design (FED) e.V.
  • Fachverband Fliesen und Naturstein im Zentralverband des Deutschen Baugewerbes
  • Kundendienst-Verband Deutschland e.V.
  • Zentralverband Oberflächentechnik e.V.
  • Fragrance Foundation Deutschland
  • Digitalradio Deutschland e.V.
  • Deutsche Gesellschaft für interprofessionelle Hilfsmittelversorgunge.V.
  • BKK Dachverband e.V.
  • Bundesinnungsverband für Orthopädie-Technik
  • Bundesverband der Deutschen Sportartikel-Industrie e.V.
  • VEA – Bundesverband der Energieabnehmer
  • Bundesverband Deutsche Startups e.V.
  • Verband unabhängiger Vermögensverwalter Deutschland e.V
  • Deutscher Verband der Riechstoff-Hersteller e.V.

Sport

  • Deutsche Fussball Liga e.V.
  • Österreichische Fussball Liga e.V.
  • Eintracht Frankfurt e.V.
  • SV Stuttgarter Kickers e.V.
  • SV Wehen 1926 Wiesbaden GmbH
  • Deutscher Tischtennis-Bund e.V.
  • Bayerischer Landes-Sportverband e.V.
  • Bayerischer Skiverband e.V.
  • Mannheimer Hockeyclub 1907 e.V.
  • Deutscher Motor Sport Bund e. V.
  • Deutscher Alpenverein (DAV) Sektion Leipzig e. V.

Hilfsorganisationen

  • Paritätischer Gesamtverband
  • DRK Landesverband Baden-Württemberg e.V.
  • DRK Kreisverband Berlin-Nordost e.V.
  • THW-Jugend Rheinland-Pfalz e.V.
  • Verband diakonischer Dienstgeber in Deutschland e.V. (VdDD)
  • Diakonie Hessen
  • Deutsches Institut für Menschenrechte e.V.
  • Amnesty International Schweiz
  • terre des hommes Deutschland e.V.
  • Deutscher Tierschutzbund e. V.

Bildung, Wissenschaft und Forschung

  • Deutsche Forschungsgemeinschaft
  • Wissenschaftsrat
  • Leibniz-Gemeinschaft
  • Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V. (DAAD)
  • Bayerischer Philologenverband
  • Arbeitsgemeinschaft für Angewandte Humanpharmakologie e.V. (AGAH)
  • Wissensfabrik – Unternehmen für Deutschland e.V.
  • Bundesverband der Träger beruflicher Bildung (Bildungsverband) e.V.
  • Duale Hochschule Baden-Württemberg – Verfasste Studierendenschaft

Kunst und Kultur

  • Bundesverband der Konzert- und Veranstaltungswirtschaft e.V.
  • HDF KINO e.V.
  • Bayer Philharmoniker e.V. 
  • Nationale Naturlandschaften e.V.
  • Verband Deutscher Naturparke e.V.

Kammern

  • Psychotherapeutenkammer Hessen
  • Steuerberaterkammer Niedersachsen